103 - G/F Hjemmeside - Webportal
WEBPORTALENS FORMÅL
- Præsentation af foreningen på de ÅBNE sider til alle interesserede
- Hente dokumenter direkte på hjemmesiden
- Hente tegninger: grunde, huse og ideer direkte på hjemmesiden
-
Gå en tur i nærområdet via hjemmesidens menuer/sider
- Vise hvor foreningen er - også med rutevejledning
- Medlemmer kan logge ind på den LUKKEDE del og se faciliteter (booke) og galleri (dog mest på den lukkede medlemside på facebook).
- Bestyrelsen kan nemt dele nyheder og informationen med medlemmerne på de lukkede sider
- Bestyrelsen og medlemmer kan sende meddelelser til hinanden - Alle eller udvalgte.
- Bestyrelsen kan sende nyheder til medlemmerne via mail-systemet
- BEMÆRK: Filer er placeret nederst på hver menu-side - efter emne eller årstal.
Fordele for Grundejer-medlemmer - via Email-adresse
Bestyrelsen kan hurtigt og nemt sende medlemmer nyhedsbreve og informationer pr. mail, derfor er det vigtigt at din Profil er opdateret og udfyldt som ønsket, se nedenfor.
Bestyrelsen anvender primært oplysningerne til mail-udsendelser af Generalforsamlings-indkaldelse og Nyheder i området.
Generelle forespørgsler og henvendelser fra G/F-medlem til bestyrelsen kan sendes pr. mail til e-mail: [email protected]
G/F medlems-gruppen på facebook kan anvendes til meddelelser og ofte til frem- eller efterlysninger.
Når foreningen har modtaget ejerens/ ejernes email fra ejendomsmægleren, bliver mindst een Profil (evt. to) oprettet for hver ejendom af G/F Herlev-Marielund.
Derefter vil hver person (hver email) første gang modtage en invitation fra G/F Herlev-Marielund via ProBo/ Prosedo.
Tjek i egen spammappe efter email: [email protected]
Accepter invitationen og tjek de oplysninger, der er indtastet, men *brug IKKE automatisk indsætning af oplysninger.
Foreningen bruger ikke et administrationsfirma og har derfor IKKE adgang til alle felter. *Felterne SKAL derfor udfyldes lidt alternativt, så vi kan søge efter, hvor du bor:
Fornavnsfelt*: Både dit For- og Efternavn
Efternavnsfelt*: X-00 (adr. medlemsnr) pr. dd.mm.åååå (overtagelsesdato)
Email og Mobilnr samt
Din egen adgangskode, du skal bruge når du logger ind næste gang.
Hvis du IKKE har modtaget invitation, kan du oprette dig med de tilsvarende oplysninger, se *felt-udfyldelse:
Når du har logget dig ind, kan du selv oprette og invitere øvrige voksne i din husstand, der skal modtage informationer fra foreningen.
HUSK Grundejerforeningen har IKKE en administrator/advokat med adresse-info, så vi har IKKE adgang til adresse-info-feltet i systemet, derfor:
VIGTIGT UDFYLDELSEN i *felterne, for at Bestyrelsen og medlemmer kan søge og sortere efter adresse - i tilfælde af meddelelse til en af rækkerne:
Fornavnsfelt*: Hele dit navn, for- og efternavn
Efternavnsfelt*: X-00 pr. dd.mm.åååå (adr. og overtagelse)
Email og Mobilnr.
Opret Profil:
Når du vil se eller booke noget på den lukkede Medlems-del - Klik på Log ind:
Brugernavn = Din email
Adgangskode (din personlige) = Som du selv har oprettet (GPDR-sikkerhed).
Skal din Profil rettes? Ny email? Nyt mobilnr? Tilføjes Foto?
Opdater Brugerprofil, se *udfyldelse af felter:
HUSK: Når du modtager en mail fra denne webportal, skal du acceptere/ godkende emailadresserne: [email protected] og [email protected]
Derved udgås at mails derfra lander i din spam-mappe (mappen vises ikke på smartphone, kun på pc)!
Se yderligere anvisninger fra Prosedo ProBo.
Fordele for Bestyrelsen - med Adgangskode
Bestyrelsen har sit eget område, hvor vi kan kommunikere med hinanden og arkivere bestyrelsesmødereferater og korrespondance.
INFO om foreningens Hjemmeside-udgaver - kronologisk:
2003 Foreningens første hjemmeside udført af vores daværende mangeårige formand Jens Kragh E-14, udgaven var gratis og i html-koder. Server-udbyder abonnement hos Uno-Euro. Intet mailsystem.
2005 Formand Lars Jacobsen E-18 ændrede hjemmesiden til en gratis Wordpress-udgave, samme udbyder. Desværre blev meget lidt af indholdet overført fra den første udgave. Intet mailsystem.
2006 Formand Svend Melsen E-36 overtog hjemmesiden og web-redaktør Susan Baerens E-36 fyldte mere indhold, info, filer, links og foto. Stadig intet mailsystem. Siden blev spammet i 2015. Server-udbyder Uno-Euro havde ingen hotline-hjælp til dette og lukkede siden primo marts 2015. Kun få tekster var gemt.
2015 Bestyrelsen indhentede oplysninger om Prosedo's Foreningsportal, hvor der er indbygget medlemsdatabase med mailsystem, fil-arkiv, også for bestyrelsen, afstemninger og booking af valgfrie emner (brugt til Asgård). Prosedo hjalp med opbygning af den nuværende udgave af vores webportal fra foråret 2015 med de vigtigste genskabte info og filer og næsten alle medlemmer (58 pt. 59) oprettede sig i systemet, så der kunne udsendes nyhedsmails.
Web-redaktør SB har efterfølgende lagt mere info, filer, links og fotos ind, så webportalen nu er et samlet digitalt arkiv for alle 60 husstande.
2020 Prosedo opsiger den nuværende udgave af Foreningsportalen med 6 mdrs varsel til udgangen af okt. 2020, da denne udgave bla ikke har den gældende GPDR-sikkerhed for medlemmernes oplysninger (persondataloven) og heller ikke er responsiv (tilpasser sig skærmstørrelsen).
Prosedo tilbyder at hjælpe med at lægge (det meste) info fra den nuværende side over i ProBo, de er vores server-udbyder og er altid vores danske hotline, hvilket er en stor fordel for en amatør-bestyrelse, der skal have hjælp ved evt. person-udskiftning.
Vi er en i af de sidste 13 foreninger i det nuværende forenings-system. Alle deres øvrige 3.500 boligforeninger er i de sidste 2 år gået over til den nye sikre udgave ProBo, se mere: https://www.prosedo.dk/
ProBo vejledning for mere info, se: ProBo_vejledning.pdf
2020 Probo webportal - sider overført af ProBo. Det er et mere sikkert system.
2020-11-01 Alle husstande (min. 1 voksen) får en mail i forbindelsen med opstart/køb, der skal accepteres hurtigst muligt og en invitation til, hvordan de skal oprette sig selv, for at modtage grundejerforeningen nyheder og info via webportalen ProBo.
Opret egen profil med oplysninger i felterne, som anført ovenfor - TAK :-)
INFO om G/F kommunikationsform
2018-01-01: Status på digital kommunikation
Email-status 59 huses e-mailadresser er tilmeldt ud af 60 - TAK for hjælpen :-).
Det giver medlemmerne hurtig information og letter bestyrelsens arbejdsopgaver samt sparer på resurserne.
2015-05-01: Bestyrelsen omdelte forespørgsel til alle medlemmerne om kommunikationsform og resurse-besparelse af print:
Flere og flere gemmer ikke papirprint, men har et digitalt arkiv på egen pc eller bruger web-siden, som opslags-mulighed.
Derfor vil bestyrelsen gerne spare på resurserne og kun printe til dem, der har behov pga manglende netadgang, og derfor ikke har mulighed at modtage nyhedsmails.
1. Ønsker omdelt Papir-print (har ingen email eller netadgang)
2. Ser og Henter selv filer på Hjemmesiden.
3. Ønsker at modtage Nyhedsbreve pr. email (og opdaterer selv email-ændringer).
Venlig hilsen G/F Herlev-Marielund
web-redaktør Susan Baerens E-36
